29.10.2026
Ausstellungspflicht für E-Rechnungen ab dem 01.01.2027
Am 01.01.2027 endet die Übergangsfrist für die Ausstellung von E-Rechnungen. Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 € sind ab diesem Zeitpunkt verpflichtet, elektronische Rechnungen für inländische B2B-Umsätze auszustellen. Die verbleibende Übergangszeit sollte daher genutzt werden, um Prozesse und Infrastruktur den neuen Anforderungen anzupassen.
Ab dem 01.01.2027 müssen Unternehmer nicht mehr nur verpflichtend E-Rechnungen empfangen, sondern diese auch ausstellen können. Die Verpflichtung betrifft alle Unternehmer, die einen Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 € erzielt haben, und gilt für sämtliche Umsätze zwischen im Inland ansässigen Unternehmern. Ab dem 1.1.2028 gilt die E-Rechnungspflicht dann unabhängig von der Umsatzhöhe.
Als E-Rechnungen werden seit dem 01.01.2025 strukturierte elektronische Formate gemäß der europäischen Norm EN 16931 bezeichnet, die eine maschinelle Verarbeitung ermöglichen. Eine bloße elektronische Übermittlung erfüllt die Voraussetzungen einer E-Rechnung danach nicht mehr.
Besonders etabliert in Deutschland sind die EN-16931-konformen Formate XRechnung und ZUGFeRD. Die XRechnung besteht ausschließlich aus einem strukturierten XML-Datensatz und ermöglicht eine rein maschinelle Verarbeitung der Rechnungsdaten. ZUGFeRD hingegen kombiniert eine für Menschen lesbare PDF-Datei mit einem eingebetteten XML-Datensatz und ermöglicht somit eine sowohl maschinelle als auch visuelle Verarbeitung der Rechnungsdaten.
Wird nach Ablauf der Übergangsfrist trotz bestehender Verpflichtung lediglich eine Papier- oder PDF-Rechnung ausgestellt, liegt keine ordnungsgemäße E-Rechnung vor. Der Rechnungsempfänger kann die Rechnung zurückweisen und die Ausstellung einer E-Rechnung verlangen. In der Praxis kann dies zu verzögerten Freigabe- und Zahlungsprozessen sowie zusätzlichem Aufwand für die Berichtigung und erneute Übermittlung führen.
Unternehmen sollten die verbleibende Übergangsfrist nutzen und prüfen, ob vorhandene ERP-, Warenwirtschafts- und Buchhaltungssysteme die Erstellung und Verarbeitung strukturierter elektronischer Rechnungsdaten unterstützen. Darüber hinaus empfiehlt sich eine Überprüfung bestehender Freigabe-, Archivierungs- und Kontrollprozesse. Ausreichend Zeit für Tests und Prozessanpassungen sollte eingeplant werden.
Empfehlung: Insbesondere sollten die Erstellung, der Empfang, die Verarbeitung und die ordnungsgemäße Aufbewahrung strukturierter Rechnungsdaten sichergestellt sowie die Zuständigkeiten zwischen Buchhaltung, Einkauf, Vertrieb und IT innerhalb der verbleibenden Übergangszeit abgestimmt werden.