25.08.2025
Entwurf eines zweiten Anwendungsschreibens zur E-Rechnung
Das Bundesfinanzministerium hat am 25.06.2025 einen neuen Entwurf eines zweiten Anwendungsschreibens zur Einführung der E-Rechnung veröffentlicht. Dieser enthält Änderungen, Klarstellungen und Ergänzungen, die die Verwaltungspraxis im Zusammenhang mit der E-Rechnungspflicht betreffen.
Hintergrund zur Einführung der E-Rechnungspflicht:
Seit Anfang 2025 wird die E-Rechnung in Deutschland schrittweise eingeführt. Ergänzend zum ersten Anwendungsschreiben vom 15.10.2024 legte das BMF nun einen weiteren Entwurf vor, um Anwendungsfragen im Zusammenhang mit der E-Rechnungspflicht zu klären.
Der Entwurf umfasst u. a. Anpassungen zu:
- der Ausstellungspflicht von E-Rechnungen,
- den Anforderungen an die Ordnungsmäßigkeit einer E-Rechnung,
- der Aufbewahrungspflicht,
- sowie der Behandlung verschiedener Anwendungsfälle und Einzelfragen.
Wichtige Änderungen im Überblick:
Keine Ausstellungspflicht für Kleinunternehmer: Eine zentrale Änderung ist die Streichung der Ausstellungspflicht von E-Rechnungen für Kleinunternehmer. Damit passt das BMF das Anwendungsschreiben an die gesetzlichen Vorgaben zum 01.01.2025 an.
Für Kleinbetragsrechnungen, Rechnungen von Kleinunternehmern und Fahrausweisen wird festgehalten, dass die Ausstellung und Übermittlung als E-Rechnung unter bestimmten Voraussetzungen auch ohne Zustimmung des Empfängers erfolgen können. Für die Übermittlung sonstiger Rechnungen in einem anderen elektronischen Format bleibt eine – ggf. konkludente – Zustimmung des Leistungsempfängers erforderlich.
Anforderungen an das Rechnungsformat: Seit dem 01.01.2025 müssen E-Rechnungen einem strukturierten Rechnungsformat nach EN 16931 entsprechen. Zur Prüfung der Einhaltung dieser Anforderungen können geeignete Validierungsanwendungen genutzt werden. Angaben zu aus Sicht des Bundesfinanzministeriums geeigneter Software werden nicht gemacht.
E-Rechnungen, deren Format den Anforderungen nicht entspricht, gelten als sonstige Rechnungen. E-Rechnungen, die zwar formal korrekt sind, aber inhaltliche Fehler aufweisen, sind nicht ordnungsgemäß. Es wird empfohlen, in solchen Fällen eine Rechnungskorrektur vorzunehmen, um Unstimmigkeiten beim Vorsteuerabzug zu vermeiden.
Rechnungskorrekturen in der Bauwirtschaft: Der neue Entwurf erläutert zudem die Anforderungen an Rechnungskorrekturen in der Bauwirtschaft. Solche Korrekturen sind notwendig, wenn sich Veränderungen im Leistungsumfang oder -gehalt, z. B. bei der Mengenermittlung, ergeben. Eine bloße Minderung der Bemessungsgrundlage, etwa durch Beanstandungen bei der Bauausführung, erfordert keine Rechnungskorrektur.
Aufbewahrungspflicht für E-Rechnungen: Weiterhin wird klargestellt, dass auch für E-Rechnungen eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren gilt. Falls Unterlagen aufgrund noch laufender Festsetzungsfristen weiterhin relevant sind, kann eine längere Aufbewahrungspflicht bestehen. Dabei ist sicherzustellen, dass der strukturierte Teil der E-Rechnung unverändert in seiner ursprünglichen Form gespeichert wird. Das Datenverarbeitungssystem zur Speicherung der E-Rechnung muss für umsatzsteuerliche Zwecke nicht zwingend den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung entsprechen, für andere Zwecke jedoch schon. Bei der Auswahl von Archivierungssystemen ist daher auf die Einhaltung dieser Grundsätze zu achten.
Hinweis: Das Bundesfinanzministerium hat am 25.06.2025 den Entwurf eines zweiten Anwendungsschreibens zur E-Rechnung zur Stellungnahme an ausgewählte Verbände übermittelt. Die Rückmeldungen werden überprüft und könnten anschließend das derzeitige Anwendungsschreiben ergänzen. Die endgültige Veröffentlichung ist für das vierte Quartal 2025 geplant.