„No-Show-Kosten“ bei Betriebsveranstaltungen
Für bis zu zwei Betriebsveranstaltungen im Jahr wird dem Arbeitnehmer jeweils ein Freibetrag von maximal 110 € gewährt. Soweit die auf den Arbeitnehmer entfallenden Kosten diesen Betrag übersteigen, fließt dem Arbeitnehmer lohnsteuerpflichtiger Arbeitslohn zu. Dieser kann pauschal mit 25% Lohnsteuer zuzüglich Solidaritätszuschlag und ggfs. Kirchensteuer versteuert werden; Sozialversicherungsbeträge fallen dann nicht an.
Bereits seit 2015 ist gesetzlich geregelt, wie die Höhe der Zuwendungen an Arbeitnehmer aus der Teilnahme an einer Betriebsveranstaltung zu ermitteln ist. Demnach werden alle Aufwendungen des Arbeitgebers einschließlich der Umsatzsteuer zusammengerechnet und durch die Anzahl der Teilnehmer geteilt. Der auf Begleitpersonen entfallende Anteil an den Gesamtkosten wird dem jeweiligen Arbeitnehmer zugeordnet.
Fraglich war allerdings, wie sog. „No-Show-Kosten“, also die Kosten für zwar angemeldete, aber nicht erschienene Personen, zu behandeln sind. Dazu entschied der Bundesfinanzhof am 29.04.2021 wie folgt: Nehmen angemeldete Arbeitnehmer nicht an einer Betriebsveranstaltung teil, dürfen die auf sie entfallenden Kosten (wie beispielsweise Menüpauschalen) nicht aus den Gesamtkosten der Veranstaltung herausgerechnet werden. Folglich sind für die Prüfung der Einhaltung der Freigrenze von 110 € je Mitarbeiter und Veranstaltung die Gesamtkosten nur auf die tatsächlichen Teilnehmer zu verteilen. Der Bundesfinanzhof bestätigt damit die Auffassung der Finanzverwaltung.
Zur Betriebsfeier angemeldete und dann nicht erscheinende Personen können also dazu führen, dass der Freibetrag von 110 € pro Teilnehmer ungeplant überschritten wird. Der Dokumentation der tatsächlichen Teilnehmer kommt eine große Bedeutung zu. Arbeitgeber sollten daher entweder Teilnehmerlisten auslegen und von den Teilnehmern abzeichnen lassen oder selbst für eine entsprechende Dokumentation Sorge tragen.